Comment j’ai trouvé mon organisation de travail en tant qu’entrepreneuse et freelance

Une des difficultés dans le vie de freelance / indépendante / entrepreneuse, c’est d’appliquer de la rigueur à soi-même et de travailler avec sérieux. Il faut trouver son organisation de travail pour réussir à avancer. Forcément quand on travaille à quelques mètres du lit ou du canapé (voire sur le lit ou le canapé !), la tentation d’ouvrir Netflix plutôt que de travailler est grande !

Personnellement, j’adore travailler de chez moi, en « pyjama de jour » (meilleure tenue de travail), mais ce n’est pas pour autant que je n’ai pas un peu tâtonné avant de trouver la bonne façon de m’organiser pour être efficace, sans avoir l’impression d’être engloutie par mon activité.

Je travaille à mon compte depuis plus de dix ans et j’ai testé plein de choses. Ne pas avoir d’horaires / Avoir des horaires. Travailler chez moi en jogging / Travailler dans un bureau à l’extérieur. Mettre un réveil tous les matins / Me réveiller naturellement. Aujourd’hui je partage avec toi ce que je tire de tous ces tests et comment j’ai trouvé une façon de fonctionner qui me correspond.

Quand on est à son compte, est-on vraiment libre de ses horaires de travail ?

Quand on parle d’organisation en tant que freelance ou entrepreneuse, la question des horaires se retrouve au premier plan.

On peut se dire qu’on est libre de travailler quand on en a envie, ou, au contraire, penser qu’il est indispensable de suivre des horaires bien définis, comme quand on est était salarié, pour être efficace.

Honnêtement, il n’y a pas une solution mieux qu’une autre. Tout dépend de ta personnalité, de tes contraintes et de ton type d’activité. Mais c’est vrai que pour beaucoup d’indé, il y a une certaine liberté qui est possible. Je pense qu’on a quand même besoin d’un cadre, mais ce cadre ne veut pas dire qu’il faut travailler impérativement de 8h à 17h. Ni qu’on est disponible si on nous appelle pour un café à l’improviste en pleine journée.

Personnellement, je ne me fixe pas d’horaires précis. Je ne m’impose pas d’être à 8h devant mon ordinateur, mais je sais que je travaille mieux le matin, donc je n’attends pas 14h pour m’y mettre. J’essaye de ne pas travailler le week-end, parce que je me suis rendu compte que j’avais vraiment besoin de deux jours consécutifs de repos par semaine. Pour que j’ai ces deux jours, il était nécessaire de décider en amont quels jours je prendrai, pour ne pas risquer de ne pas m’arrêter de travailler. J’ai choisi le classique week-end pour voir plus facilement mes proches qui sont salariés.

Challenger ses croyances sur le travail

Parler des horaires de travail m’amène à un point hyper important quand on veut s’épanouir dans son organisation de freelance ou d’entrepreneuse : déconstruire ses croyances sur le travail et la productivité.

Trouver son rythme naturel de travail

À l’école et dans le salariat, on ne nous apprend pas à trouver notre rythme naturel, la façon de travailler qui nous va le mieux, entre autre parce qu’il faut suivre des horaires et des règles précis. Alors quand on se retrouve à son compte, on peut facilement embarquer avec nous ces règles, qui ne sont pas forcément utiles dans l’entrepreneuriat et qui nous empêchent de fonctionner de façon plus instinctive.

Tu n’es pas obligée de « bien » t’habiller pour travailler de chez toi si tu es plus à l’aise en jogging. Tu n’es pas obligée de commencer à travailler à 8h si tu n’es pas du matin. Et ce n’est pas parce que tu n’as pas travaillé 40h par semaine que tu n’as pas été efficace.

Je t’invite à noter toutes les règles et les avis que tu as sur le travail et à les challenger. Teste pendant un temps de faire l’inverse et observe comment tu te sens, comment tu travailles. Tu confirmeras peut-être qu’en effet, t’habiller t’aide à te mettre dans le bon état d’esprit ou que tu as besoin d’horaires fixes pour te motiver. Ou peut-être que tu trouveras une façon de fonctionner plus naturelle pour toi.

Comment j’ai arrêté de mettre un réveil le matin

Mon meilleur exemple, c’est le fait de mettre un réveil. Alors bien sûr, certaines indépendantes n’ont pas le choix et doivent suivre des horaires fixes, parce qu’elles ont des enfants ou que leur activité demande une disponibilité à certaines heures. Mais pour d’autres, qu’on commence à travailler à 8h ou à 10h ne change pas forcément grand chose.

À mes débuts, je travaillais au feeling, quand j’en avais envie. Mais je me suis rendu compte que c’était trop chaotique, et que parfois la motivation venait en travaillant, qu’il ne fallait pas attendre d’en avoir envie. Alors je me suis fixée des horaires clairs, et j’ai mis un réveil le matin.

Sauf qu’un autre facteur est entré en compte : ma fatigue chronique, causée par mon hypothyroïdie (et par une apnée du sommeil alors pas encore diagnostiquée). J‘ai été obligée de faire de mon sommeil et de mon repos une priorité, pour réussir à fonctionner. J’ai donc commencé à me coucher tôt, et à ne pas mettre de réveil le matin.

Résultat : j’ai beaucoup plus d’énergie et je suis bien plus efficace le matin. Je ne me réveille pas pour autant à midi, parce que je me couche tôt et que j’ai un rythme stable. J’ai découvert que j’étais plutôt une couche-tôt/lève-tôt, contrairement à ce que je pensais plus jeune, et j’adore ça.

Mais je me rends compte que ne pas mettre de réveil le matin est très mal perçu. Alors, bien sûr, je suis consciente que c’est un privilège et quand je dis que je ne mets pas de réveil, je ne le dis pas dans le sens « tout le monde devrait faire pareil ». Tout le monde ne peut pas (et ne veut pas). Ce n’est pas pour ça pourtant que c’est mal perçu.

Quand je dis que je ne mets pas de réveil, souvent je sens le jugement. Derrière ce jugement, je crois qu’il y a cette idée que le travail doit être difficile et qu’il faut un peu se forcer à y aller. Dans la tête des gens, ça veut dire que je fais la grasse matinée tous les jours, que je suis feignante et que je ne travaille pas assez. Tout ça, c’est un archi faux : je suis plus productive sans réveil, et ça ne m’empêche pas d’avoir pour priorité de travailler le matin (parce que ça me correspond). Et même sans réveil, je ne me lève pas tard (même si ça, en soit, c’est un critère qui ne veut rien dire : si tu n’es pas du matin, ça ne sert à rien de te lever à 7h).

Apprendre à s’écouter pour trouver la bonne organisation de travail

Réussir à s’écouter, surtout si son penchant naturel va à l’encontre de ce qu’on a toujours fait ou de ce qu’on nous a appris, ce n’est pas facile, et j’ai eu du mal au début à prendre la décision de ne pas mettre de réveil (alors qu’étant célibataire et sans enfant, ce n’était pas très compliqué). Quand j’ai cependant vu tout ce que ça changeait dans mon énergie et ma motivation, j’ai voulu pousser plus loin et apprendre à m’écouter encore mieux.

J’essaye donc d’être toujours plus attentive à ce que je ressens, à mon énergie, à mon inspiration, à mes envies et de noter mes schémas. J’ai essayé plusieurs façons d’organiser ma journée pour voir ce qui me convient le mieux, et je tente régulièrement de nouvelles choses, pour constamment améliorer mon rythme de travail.

Je sais quel moment de la journée est propice à chaque tâche, et les jours de la semaine où ma concentration est généralement au mieux. Je m’organise donc en fonction, et je n’hésite pas à remanier mon planning si je vois que mon énergie du jour est plus ou moins élevée. Je ne place pas de rendez-vous sur les moments où ma concentration est généralement optimale pour rédiger du contenu, pour moi ou pour mes clientes.

Apprendre à se connaître et à s’écouter, ça se fait petit à petit. Et là aussi, je ne peux que t’inviter à faire des tests et à t’observer. Ta vie d’indé, c’est le moment parfait pour découvrir comment tu fonctionnes et planifier ton travail en fonction de tes capacités naturelles. Tu seras plus efficace et plus épanouie.

Avoir un cadre et des priorités

La liberté d’organisation de l’entrepreneuriat permet de challenger les croyances sur le travail, mais ça ne veut pas dire pour autant qu’on n’a pas besoin d’un cadre.

Encadrer son temps de travail avec des routines

En m’écoutant et en observant comment je fonctionne, j’ai découvert que j’ai vraiment besoin de routines et de la planification. Même si mon planning et mes tâches sont flexibles, j’organise au maximum ma semaine et mes journées ont un déroulé similaire.

La routine, je ne la vois pas du tout comme un truc ennuyant. Déjà, parce que même si le déroulement est similaire, les projets changent et évoluent. Mais aussi parce que cette routine allège ma charge mentale. Je sais quel rythme me convient, je le suis et je n’ai donc pas besoin de réfléchir constamment à comment m’organiser ni à me remettre dans une nouvelle façon de faire. Je gagne du temps et je suis plus efficace.

La routine me permet aussi d’intégrer dans mon quotidien des moments hors travail. Elle me permet de mettre en place des habitudes d’activité physique, de lecture, de repos. Pour prendre ces habitudes, je les intègre à un moment précis de ma journée, pour qu’elles finissent par devenir plus naturelles.

➙ Voir aussi : L’importance des routines dans le blogging

Suivre son travail et prioriser

On peut facilement avoir l’impression que tout est important et se retrouver débordée. Ou suivre chaque nouvelle idée et s’éparpiller.

Alors oui, l’entrepreneuriat, ça doit aussi être, pour moi, la liberté d’explorer de nouvelles idées. Mais sans oublier la direction qu’on veut prendre pour autant !

Chaque jour, chaque semaine, chaque mois, chaque année, j’essaye donc de définir ce qui est prioritaire, soit parce que c’est une mission à faire pour un client, soit parce que ça m’aide à emmener mon entreprise dans la direction que je souhaite.

Je fais aussi des bilans chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre et chaque année (plus ou moins longs et poussés selon la période analysée) pour voir comment j’avance, mes difficultés et comment je me sens. Et ça, ça permet ensuite de s’organiser, en ayant en tête une direction claire.

La bonne organisation de travail, c’est un écosystème global !

Les conseils d’organisation et voir comment fonctionnent les autres personnes est hyper enrichissant. C’est une façon de réfléchir sur ta propre organisation et de trouver de nouvelles idées à tester. Mais ça ne veut pas dire qu’il faut copier-coller le fonctionnement de quelqu’un d’autre : l’organisation qui marche, c’est la tienne, celle qui est adaptée à ta vie et à tes envies.

L’équilibre vie pro – vie perso

Quand tu vas mettre en place ta façon de travailler et ton business model, il est très important de prendre en compte ta vie perso. Tu n’es pas obligée de ne vivre que pour ton travail, cette idée est même hyper toxique.

L’équilibre pro-perso, c’est quelque chose de différent pour chacune d’entre nous. Pour moi, c’est avoir le temps de regarder des séries et de faire de la broderie, pouvoir prendre de vraies vacances et passer du temps avec mes amis. Pour d’autres, ce sera avoir son mercredi libre pour être avec ses enfants ou avoir le temps de s’investir dans de la compétition sportive.

Bref, chacun son truc, mais dans tous les cas, ça va influencer ta façon de travailler et de t’organiser. C’est important à prendre en compte, parce que ta vie perso peut t’amener des contraintes en termes d’horaires ou de jours travaillés. Et ton entreprise doit être au service de ta vie, pas l’inverse.

➙ Voir aussi : L’importance du temps libre dans la création de contenu

Mettre en place une communication cohérente avec ses envies

Ta façon de communiquer et de trouver des clients va aussi influencer ton organisation. Si tu mises sur une stratégie de contenu, il faut prévoir le temps de créer ce contenu, et de le faire avec stratégie. Si tu mises sur le réseautage, il faut prévoir d’aller à des événements.

Ta communication a donc besoin d’être alignée avec la vie que tu as envie de créer.

Moi, par exemple, je mise sur des contenus à long terme, avec le SEO du blog et Pinterest, pour que mon contenu continue à travailler pour moi même si, moi, je dois ralentir. Par contre, ça veut aussi dire que quand je travaille, je dois prendre en compte cette création de contenu. Je consacre donc chaque lundi à la rédaction d’articles, à Pinterest, à ma newsletters et à mes réseaux sociaux.

➙ Voir aussi : Trouver le temps de créer du contenu

Quels outils pour s’organiser ?

Les outils d’organisation t’aident à mieux travailler, mais ils ne sont pas magiques. C’est comment tu vas les utiliser et tout le travail que tu vas faire autour qui va t’aider.

Mais comme je sais qu’on aime parler outils dans le milieu de l’entrepreneuriat, voici ce que j’utilise aujourd’hui :

• Notion pour centraliser toute la gestion de mon entreprise. J’ai une page d’accueil avec mon planning, qui me permet de visionner et de planifier les tâches à faire chaque jour et chaque semaine. C’est aussi là que j’ai mon calendrier éditorial (dont tu peux adopter le template) pour gérer ma création de contenu.
• Google Calendar pour noter mes rendez-vous et les événements auxquels je veux participer, synchronisé à zcal pour la prise de rendez-vous quand j’ai besoin d’échanger avec mes clientes et prospects.
• Toggl pour mesurer le temps que je passe sur chaque tâche. Ça me permet de vraiment savoir combien de temps je passe sur chaque tâche, pour mieux les planifier, et si je suis rentable quand je travaille sur des missions clientes.

Comment j’ai trouvé mon rythme de travail

Je viens de te donner tous les éléments qui ont joué dans la mise en place de mon organisation dans mon activité de freelance et d’entrepreneuse.

En résumé, voilà ce que j’ai fait :

• Je me suis écoutée, pour voir comment je fonctionne véritablement, connaitre mon rythme de sommeil, mes besoins en repos et loisirs et identifier les moments où je travaille le mieux.
• J’ai déconstruit mes a priori sur le travail pour implémenter des fonctionnements qui allaient parfois à contre-courant.
• J’ai fais des tests, et je continue à changer régulièrement ma routine de travail pour l’ajuster en fonction de l’évolution de mes besoins.
• J’ai mis en place des routines pour me créer un rythme de travail fluide et un équilibre vie pro – vie perso.
• J’établis des priorités dans mes tâches pour rester alignée avec mes objectifs
• Je fais régulièrement le point pour voir où j’en suis et m’adapter.

Et toi, où en es-tu dans ton organisation si tu travailles à ton compte et de chez toi ? Viens dans les commentaires pour partager ton fonctionnement !